נגישות

שאלות נפוצות

שאלות

תשובות

שיעור מס' 1 - הוספת חוג למערכת (כולל איור)

ברוכים הבאים לתאזמן! הינה סדרת שיעורים שיעזרו בקליטה מהירה למערכת. 

לאחר שנרשמתם, תוכלו להסדיר את החוגים ואת המערכת שעות שלכם!

כדי לעשו זאת עקבו אחרי הצעדים הבאים:

 

נכנסים ל"קורסים" ולוחצים על מקש "הוספת קורס" מצד שמאל.

בדף "לערוך" שנפתח מזינים את כל הפרטים של הקורס.

 

1-מידע כללי

-נותנים שם לקורס שלכם

-שדה קישור יתמלא אוטומטית בעת שמירת הפרטים!

-מזינים פרטים על מקום

-מזינים מורה המלמד בקורס (איש קשר)

 

2-הגדרות כלליות

כמות המשתתפים

תיאור פעילות הקורס - טקסט חופשי כולל קישורים  (ראה סעיף 2 באיור)

הגדרות עיצוב של קורס במערכת שעות - צבע טקסט וצבע רקע (ראה סעיף 3 באיור)

 

3-הגדרות מתקדמות

כל האופציות מופעלות ע"י  V בתוך תיבת הסימון!

 

אפשר רישום לשיעור אחד (נסיון)
הסתר קורס במערכת שעות
עקוב אחרי תאריכי תשלום
הצג מידע אודות הקורס מעל טופס ההרשמה
להציג מקומות פנוים ברשימת המשתתפים
הצג רשימת המשתתפים בדף ההרשמה
הצג טופס הרשמה דרך מערכת שעות
הצג את טופס ההרשמה במרכז העמוד
התלמיד יכול להירשם לשיעור אחד בלבד

 

4-זמני הפעילות 

פעיל מ - שדה "פעיל מ" מגדיר תקופת הקורס (לדוגמה: שנתי,חודשי וכו')

לפי ימי שבוע - להוספת יום קבוע בו מתקיים שיעור, לוחצים "+שעה חדשה".

יפתח שדה הכולל יום, שעת התחלה, שעת סיום. ראה איור מס' 4

לפי תאריכים - אם החוג אינו מתקיים בימים קבועים, אלא בתאריכים ידועים מראש, תוכלו להוסיף את המפגשים לפי תאריכים, ללא הגבלה. ראה איור מס' 5

 

5- ייצוא ליומן

OUTLOOK או GOOGLE

ברגע שהכנסתם את כל המידע, לחצו מקש "שמור"!

הקורס יופיע ב-רשימת הקורסים ובאופן אוטומטי ב-מערכת שעות

שיעור מס' 2 - הוספת תלמידים למערכת תאזמן

על מנת להעביר את כל הלקוחות למערכת ניהול תאזמן - עוברים לעמוד הלקוחות.

בצד שמאל תראו מקש כתום "הוסף לקוח+", בעת הלחיצה עליו, המסך יעבור לכרטיס אישי של לקוח חדש, בו תוכלו למלא את כל הפרטים הרלוונטיים.

 

אם ברצונכם להעביר רשימה של לקוחות בקליק אחד תאזמן מאפשר יבוא מ-EXCEL

עוברים לעמוד הלקוחות ומורידים תבנית קובץ נתונים להורדה  שזה בעצם טבלה ריקה, אותה תמלאו בפרטי לקוחות שלכם.

!!!חשוב!!! - לא ניתן לשנות את סדר העמודות בקובץ מאחר ומערכת מתרגמת אותם לשדות.

לאחר שטבלה מלאה בנתונים, חוזרים לרשימת הלקוחות  לוחצים על מקש "יבוא מ-EXCEL" ומעלים אותה בחזרה למערכת, בצורה בה מעלים כל קובץ לכל מקום באינטרנט.

 

1-לוחצים על קישור ומורידים קובץ ריק.

2-שומרים על מחשב. פותחים וממאלים את הקובץ בנתונים.

3-מעלים את הקובץ המלא בחזרה לתאזמן!

 

 !!!לחץ להגדלת התמונה!!!

EXCL IMPORT

שיעור מס' 3 - הוספת תלמיד לחוג (כולל סרטון)

כאשר הוספנו חוגים, והוספנו את כל התלמידים, נרצה לשייך תלמידים לחוגים אליהם הם שייכים.

 

דרך א- מתוך תפריט הקורסים:

  • נכנסים לרשימת המשתתפים של החוג ע"י לחיצה על אייקון "רשימת המשתתפים" בשורת הקורס הרלוונטי, או באמצעות אותו האייקון מתוך דף נתוני הקורס
  • בוחרים בלקוח הרצוי מתוך הרשימה הקיימת
  • לוחצים "שמור שינויים"
דרך ב - מתוך תפריט הלקוחות:
  • נכנסים לפרטי התלמיד הרצוי
  • בוחרים בפאנל הכלים "רשום את הלקוח לקורסים"
  • בוחרים בקורס רצוי
  • שומרים את השינויים

ליתר קלות, הוספנו שיעור וידאו


שיעור מס' 4 - מעקב נוכחות של תלמידים (איור)

כאשר הוספתם תלמידים לחוגים, תרצו להתחיל לעקוב על נוכחותם בשיעורים.

למה זה טוב?

סימון נוכחות אוטומטי ייחשב כמה פעמים התלמיד היה, אוטומטית יוריד ניקובים מהכרטיסיה, ירשום הסטוריית נוכחות בכרטיס האישי של התלמיד. כך, בפעולה אחת פשוטה, אתם תקבלו מגוון של דוחות ואפשרויות.

מה עושים?

בכדי להתחיל מהלך זה, אתם יכולים לעבור לעמוד הקורסים. ליד כל קורס ישנו תפריט פעילות (ראה איור מס'1) בו ישנם מקשים לגלישה מהירה במערכת. בוחרים במקש "יומן נוכחות" כפי שמסומן בציור. 

בעת שלוחצים עליו המסך עובר ליומן נוכחות של החודש הנוכחי (ראה איור מס'2). כדי לפתוח אופציית סימון נוכחות נלחץ על מקש כתום -  "צור חודש".

המסך יעבור ליומן מוכן (ראה איור מס'3). כאשר נראה את כל המפגשים הצפויים של חודש הנוכחי ואת כל התלמידים הקבועים של החוג.

כל מה שנשאר לעשות, זה לסמן V כל פעם שתלמיד נוכח בשיעור.

 

!!!לחץ על תמונה להגדלה!!!

YOMAN NOHEHUT1

שיעור מס' 5 - תשלומים: כרטיסיות ומנויים (איור)

גביית התשלומים הינה חלק חשוב מהעבודה מול הלקוחות.

לרשותכם שישה סוגי התשלום:

  • כרטיסייה לקורס מסוים
  • כרטיסייה כללית המאפשרת הגעה לכל הקורסים.
  • מנוי לקורס מסוים
  • מנוי כללי המאפשר הגעה לכל הקורסים ללא הגבלה.
  • תשלום כללי - לא קשור לקורסים
  • כרטיסייה משפחתית - מספר משתמשים על כרטיסייה אחת.

כאשר מסומנת הגעה של תלמיד לפגישה (ראה שיעור 4), מתעדכן מצב התשלומים של התלמיד. המערכת יודעת לחשב בצורה חכמה את הבלנס הנוכחי, היסטורית תשלומים וחובות של הלקוח. כל המידע מתרכז בממשק הסיטורית התשלומים גמיש ונוח.

כרטיסיה

כרטיסיה זה תשלום עבור כמות מפגשים מוגדרת מראש. בכל פעם שיסומן ביומן נוכחות שהלקוח הגיעה לשיעור, המערכת תסיר ניקוב מהכרטיסייה של לקוח.

ללקוח שנוכח בשיעורים ללא תשלום בתוקף, ירשמו הביקורים כ-חוב החל מתאריך שהתשלום הקודם הסתיים.

מערכת סופרת את כמות הביקורים, כאשר תרצו לעדכן תשלום חדש במערכת (במקרה שזו תהיה כרטיסיה) המערכת תציעה לנקות את התשלומים הנמצאים בחוב. אם תבחרו במנוי כללי - תוכלו פשוט למחוק את החובות.

לבחירתכם שני סוגי כרטיסיות (ראה סעיף 4 באיור):

  1. כרטיסייה לקורס מסוים.
  2. כרטיסייה כללית המאפשרת הגעה לכל הקורסים.

ניתן להגביל את תוקף הכרטיסייה עד לתאריך שתבחרו, כמו כן ניתן להשיר אותה פתוחה ללא הגבלת זמן (סעיף 6 באיור).

מנוי

מנוי  פועל בדומה לכרטיסיה, רק  ללא הגדרת כמות הביקורים (סעיף 5 באיור). לכל מנוי מוגדר תאריך סיום.

במקרה שיש תשלום פעיל אחר (מנוי קודם או כרטיסייה שטרם הסתיימה) – תאריך ההתחלה של המנוי יהיה תאריך סיום של כרטיסייה קיימת או של המנוי הקודם.

לבחירתכם שני סוגי מנויים (ראה איור מס' 4):

  1. מנוי לקורס מסוים - התשלום שנעשה יאפשר השתתפות בקורס שנבחר. במידה ויגיע התלמיד לשיעורים בחוגים אחרים, המנוי לא יכסה את הביקורים האלה ויירשם לתלמיד חוב בגין השתתפות בשיעורים אלה.
  2. מנוי כללי - המאפשר הגעה לכל הקורסים שקיימים במערכת השעות שלכם במשך תקופה הנבחרת. 

 

 

הסדרת תשלום חדש

נכנסים לעמוד הלקוחות  ובתפריט ליד שם התלמיד בוחרים אופציה של תשלום (ציור של $) 

כאשר נלחץ עליו, תפתח חלונית של תשלום - ראה חלק שמאלי של איור.

שם כרטיסייה (סעיף מס' 1 באיור) - אם לתלמיד ישנה יותר מכרטיסייה אחת, כדאי לתת לכל אחת מהן שם ברור, על מנת להקל על עצמכם בעת הניקוב. בעת ניקוב, המערכת תציעה כמה כרטיסיות לבחירה ותרצו לדעת להבדיל בינן. לדוגמה: "כרטיסיה בהנחה של 10%" ו"כרטיסיה בהסדר גרופון". 

כרטיסיית קורס או כרטיסייה כללית - בסעיף מס' 2 נוכל לבחור את האופציה של כרטיסיה לכל החוגים או לחוג הספציפי.

שולם עד - אם ברצונכם לפתוח מנוי (ללא ניקובים) נקבע תאריך סיום בסעיף מס' 3

מספר מפגשים - בסעיף מס' 4 בחרו באופציה זו אם ברצונכם לעשות כרטיסייה.

תשלום כללי - בסעיף מס' 5 יש לבחור באופציה זו אם זה תשלום חד פעמי, עבור שיעור אחד, עבור ציוד נלווה וכו'.

נכניס את המידע של אמצעי תשלום, מס' התשלומים וסכום ששולם (סעיף 6 באיור).

תשלום חלקי - אם לקוח שילם רק חלק מהסכום, תסמנו V באופציית תשלום חלקי בסעיף מס' 7, ושורת התשלום תופיעה בצבע סגול, עד שהתשלום לא יוסדר.

בעת שלקוח הביא את מלוא הסכום, ילחץ המורה על "ערוך" בתפריט של שורת תשלום, ויסיר את ה-V מהאופציה של תשלום חלקי. התשלום יהפוך לצבע רגיל.

תשלום זיכוי - סעיף מס' 8 - אם תבחרו ב"תשלום זיכוי", תפתח רשימת הכרטיסיות ומנויים של הלקוח. בוחרים בכרטיסיה הנדרשת, מזינים את סכום הזיכוי, לוחצים שמור. כרטיסייה מזוכת תחסם לשימוש וגם תופיעה שורת זיכוי עבור הכרטיסיה (ראה איור)

כרטיסייה משפחתית - בכרטיסיה משפחתית נוכל להכניס עוד תלמידים לכרטיסייה של הלקוח המשלם.

ראה סעיף מס' 9 באיור. בשדה של "הקלד שם" תתחילו להקליד אותיות ראשונות של אחת הלקוחות הקיימים, ומערכת תציעה רשימת שמות לבחירה.

לאחר שלקוחות נוספים נוספו, תוכלו לנקב לכל אחד מהם, והניקובים ירדו מהמנוי של לקוח המשלם.

הערות - (סעיף 10 באיור) טקסט חופשי אם תרצו להשאיר לעצמכם מסרון או תזכורת כלשהי. המסרון יופיע בצורת בלון מעל סוג תשלום בהסטוריית תשלומים של התלמיד.

להפיק קבלה - (סעיף 11 באיור) יצירת חשבונית מס אצל לקוחות המחוברים לשירות (*חיבור למודול הנפקת חשבוניות מס וירטואלי - הינו חינם. שאל את הנציג)

חובות הלקוח - במידה וללקוח ישנם חובות, ברגע שתלחצו "שמור", מערכת תשאל האם לנקות חובות מהכרטיסיה החדשה. ניתן לנקות חוב וגם להתעלם מהאפשרות ולהשאיר את החוב. (סעיף 12 באיור) 

סליקה

ניתן לסלוק את כ"א של לקוחותיכם דרך ממשק של PAYPAL

בוחרים אמצעי תשלום הנדרש (PAYPAL) לוחצים על כפתור הכתום ומערכת שלנו תעביר אותכם לחשבונכם בפיי-פאל, שם תוכלו להכניס את פירטי האשראי של התלמיד ולגבות את התשלום!

!!!לחץ על תמונה להגדלה!!!

TASHLUM_1

שיעור מס' 6 - הוספת מורה נוסף (כולל סרטון)

אם אתם עסק המעסיק מספר מדריכים שמלמדים בחוגים שונים, לדוגמה: יוגה, פילאטיס ופלדנקרייז, כל אחד מקצוע שלו. במקרים כאלה, מאפשרת TaZman יצירה של אנשי קשר-מורים נוספים בחשבון.

בעל חשבון בתאזמן (אתם) הופך להיות איש קשר ראשי, עם גישה לכל החוגים והתלמידים שבחשבון.  

היצירה של איש קשר נוסף נעשית בעמוד "אנשי קשר" באופן הבא:

1-מזינים את כל הפרטים של המורה

2-יוצרים לו סיסמה

3-מזינים מייל מעודכן לתקשורת עם התלמידים שלו

4-לוחצים שמור

איש קשר נוסף בהצלחה! מעתה, הוא יכול להכנס למערכת, ולנהל רק את הקורסים הקשורים אליו מבלי לראות את שער המידע!

 

החשבון שלי > אנשי קשר > הוסף אנשי קשר.

שיעור מס' 7 - החלפת מורה (איור)

אם אתם עסק עם מספר מורים או מדריכים, יתכן ותצטרכו להחליף מורה במפגש ספציפי (לדוגמה עקב מחלה) או בקורס כולו (לדוגמה עקב הפסקת עבודתו).

ניתן לעשות זאת במספר דרכים.

החלפת מורה בקורס

-עוברים לעמוד הקורסים

-לוחצים על שם קורס הנדרש (המסך יעבור לעמוד ה"עריכה" של הקורס)

-ברובריקה "מידע כללי", בשדה "איש קשר" נבחר במורה הרצוי.

 

החלפת מורה במפגש

דרך א'

ניתן להחליף מורה נעדר דרך מסך "היום" שלנו! (סעיף 1 באיור)

בשדה של מפגשים נמצאת עמודה של "מורה".

בלחיצה על שם המורה נפתחת חלונית החלפת מורה במפגש הספציפי.

דרך ב'

-עוברים לעמוד הקורסים (סעיף 2 באיור)

-בתפריט פעילות (האייקונים משמאל לשם הקורסים) בוחרים במקש "מפגשים".

-המסך יעבור לכל המפגשים של חודש נוכחי. 

-בעמודה "איש קשר" נמצא מפגש בו נרצה להחליף את המורה, נלחץ על השם שלו ובחלונית שנפתחה נחליף אותו במורה הרצוי. 

CHANGE TEACHER

שיעור מס' 8 - הוספת מקום לימוד נוסף (כולל סרטון)

מיקום או סניף מאפשר לנהל מספר מערכות השעות נפרדות ולהציג אותם בנפרד או יחד.

לדוגמה - סניף חיפה וסניף ת"א, מספר חדרים או אולמות שהפעילות מתנהלת בהם בו-זמנית, חדר כושר עם ברכת שחייה, ומגרש כדור סל ומגרשי טניס.

 

איך ליצור סניף/מיקום נוסף?

הגדרות>>>מיקומים>>> לוחצים מקש כתום "הוסף מיקום+"

 

איך להחליף סניף?

ניתן להחליף מקום לימוד דרך עמוד ה"עריכה" של קורס קיים.

שדה "מיקום" בהגדרות כלליות.

 

שים לב! מספר הסניפים אותם ניתן להכניס לחשבונכם נע בכפוף לחבילה

שיעור מס' 9 - יומן פעולות של תלמיד (כולל איור)

לאחר שהוספתם לקוח חדש לתאזמן, הוא יתחיל את הפעילות שלו.

תלמיד שלכם ירשם לחוגים, יגיע למפגשים, יחסיר את המפגשים, ישלם עבורם וכדומה.

כל פעולה שלו תירשם ברשימה כרונולוגית ביומן הפעולות של התלמיד

סוגי אירועים אשר יירשמו אוטומטית הם:

-יצירת לקוח

-לקוח נרשם לקורס

-לקוח שילם עבור הקורס

-לקוח נוכח בשיעור

-לקוח פרש מהקורס

כלומר, אם תנקבו לו נוכחות, אירוע  זה יירשם אוטומטית!!! אפילו כעבור שנים, יהיה לכם רישום מדויק של הצעדים בהם נקט.

זה כלי שימושי לצורכי בקרה ודוחות שונים.

בנוסף, תוכלו להוסיף אירוע בשפה חופשית (ראה איור מס' 1) ע"י הקשת "+צור אירוע" על כל פעולה שאינה אוטומטית! לדוגמה: לקוח קנה ציוד נלווה וכו'.

 

לחץ על התמונה כדי להגדיל איור!



 

שיעור מס' 10 - הסטוריית תשלומים (כולל איור)

היסטוריית תשלומים

בכל כרטיס לקוח, בנוסף לעריכה, יומן פעולות ורשום לחוגים, ישנה הסטוריית התשלומים שלו.

כל כרטיסיה, מנוי ותשלום כללי, נרשמים כשורה נפרדת בסדר כרונולוגי.

בנוסף ישנה רובריקה של חובות הלקוח, עליה נדבר בהמשך.

כל המידע הנמצא בעמוד "היסטורית תשלומים" ניתן להדפסה, שליחה לדוא"ל או יצירת מסמך אקסל.

המערכת יוצרת "טיפ" הנמצא בטבלה מעל סכום שולם (ראה בלון באיור) על אמצעי תשלום ומספר תשלומים, לכן לא חייבים להיכנס לכרטיס אישי של כל לקוח, אלא מידע זה נגיש כבר ברשימה הכללית.

בנוסף תראו התראה ויזואלית במשתתפים בקורס - לקוח ששילם יהיה בסימון ירוק, לקוח שמועד התשלום שלו מתקרב יסומן בצהוב, ולקוח אשר כל התשלומים פגו - יסומן באדום! גם יהיה רשום כמה ניקובים נשאר לכל אחד, ברובריקה "שולם עד".

 

 

חובות הלקוח

תזמן מאפשרת לנקב נוכחות ללקוח, אפילו אם נגמרה לו כרטיסיה/מנוי.

בעת הניקוב ביומן הנוכחות, מערכת תשאל, האם להכניס את לקוח לחוב.

לאחר מכן, אתם יכולים למצוא חוב זה בחובות הלקוח (ראה איור). 

שם, ישנן שתי אופציות לבחירתכם:

1) לנקות חוב - להוריד חוב מכרטיסיה חדשה.

2) להסיר חוב - פשוט למחוק את החוב, כלומר לוותר עליו.

 


לחץ על התמונה כדי להגדיל איור!

 

 

 

לחץ על התמונה כדי להגדיל איור!

שיעור מס' 11 - מערכת שעות ל-FACEBOOK (וידיאו)

כדי לחבר את מערכת השעות TAZMAN לדף הפייסבוק שלכם, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון שלכם בפייסבוק.

אחרי שנכנסתם לחשבונכם ב-FACEBOOK, תהליך החיבור הינו פשוט ביותר:



 

  • באתר TAZMAN -> סרגל שחור עליון -> "גלגל שיניים" -> "פרופיל"
  • להדביק בשורת "דף הפייסבוק שלי" את שורת הקישור לדף הפייסבוק
  • ניתן ללחוץ " לבדוק קישור" כדי לוודא ששמתם קישור מתאים
  • לחצו על "הוסף טאב לדף הפייסבוק שלי
  • ולסיום לחצו מקש "שמור" בתחתית העמוד

 

וזהו :) TAZMAN ייצר עבורכם דף פייסבוק עם מערכת שעות וטופס ההרשמה המלא! הפעולה תיקח כמה דקות.

 

ראו סרטון הדרכה

שיעור מס' 12 - הרשמה עצמית דרך מיניסייט? (כולל איור)

 

תלמיד יבחר בשיעור הנדרש במערכת השעות.

ילחץ עליו.

יועבר לעמוד הרשמה (ראה תצלום!)

 

ניתן להדפיס את התמונה לצורכי הסברה

!!!לחץ על תמונה להגדלה!!! 

how to register via minisite

!!!DASHBOARD - מקום הניהול שלי!!! (כולל איור)

לאחר שהמערכת התמלאה בפרטים - אתם יכולים לתפעל אותה מעמוד אחד בלבד! בלי מעברים בין העמודים!

בעמוד "היום" תוכלו לראות את מצב של יום נוכחי. אך לא רק.

יש לכם גישה מיידית ליום שעבר וליום שיהיה במקשים של "אתמול" ו-"מחר"

וגם, תוכלו לבחור את התאריך הספציפי לפי הצורך (מס' 1 באיור).

 

מצב חשבון והגדרות המערכת

גלגל שיניים בפינה שמאלית של פס השחור - מקש זה יביא אותכם לכל הגדרות המערכת: פרופיל, חבילות, הגדרות וכו'

פאנל מידע אישי של סטודיו - מצב חשבון: כמה ימים נשארו עד תום החבילה, כמה קורסים ולקוחות ישנם, כמה סמסים נותרו בבנק.

 

DASHBOARD

שים לב! - חצים קטנים בכותרות של כל העמודות בכל הרובריקות מסדרות את תוכן העמודה לפי סדר עולה או יורד, לנוחיות השימוש!

רובריקה מס' 1 באיור - מפגשים

אתם רואים שאתם נמצאים בתאריך אשר מסומן בשדה כתום. 

זה תמיד יהיה תאריך של יום הנוכחי.

*מקש של לוח שנה - ניתן לבחור תאריך לפי הצורך (לדוגמה, אם שכחתם להחליף מורה שחלה בשבוע שכבר)

מפגשים -  צפי של מפגשים ליום הנוכחי. 

ע"י הקשה על סימן של תפריט ניתן לעבור ליומן הנוכחות של הקורס הספציפי, לערוך פרטי הקורס, למחוק מפגש ספציפי אם התבטל.

שעות פעילות - ניתן לסדר לפי סדר עולה או יורד

מיקום - ניתן לסדר לפי סדר עולה או יורד

לקוחות - כמות המשתתפים בקורס

מורה - מורה המלמד (ניתן להחליף מורה במקרה של היעדרות - מערכת אוטומטית תסיר שעה זו מכמות שעות הלימוד החודשית שלו)

 

רובריקה מס' 2 באיור - לקוחות

לקוחות - רשימה שמית של לקוחות הצפויים להגיע היום. בתפריט ניתן  להעביר תלמיד לפגישה אחרת, להוסיף תשלום חדש, לעבור ליומם פעולות של התלמיד ו/או רק להערות אשר ביומן, להשאיר הערה, להוסיף תזכורת למורה או למחוק אותו מהפגישה. 

נוכחות - ניתן לסמן V ליד שם של לקוח שהתייצב לשיעור. ללא צורך המעבר ליומן הנוכחות

קורסים - לאיזה קורס מגיע התלמיד

מצב תשלום - כמה פגישות נותרו לכרטיסייה של תלמיד, האם יש לו מנוי בתוקף או שאין לו תשלום בתוקף. שים לב: אם כמות הפגישות מופיע בירוק - זאת אומרת שזאת כרטיסייה משפחתית ויש בה משתמשים נוספים.

מיקום ושעה - לאיזה סניף או מקום לימוד ובאיזה שעה מגיע התלמיד

 

רובריקה מס' 3 באיור - תזכורת למורה

תזכורת אשר השארת לתאריך מסוים, תופיעה בתאריך זה ברובריקה של התזכורות וגם במידת הצורך תשלח למייל שהוזן בתזכורת עצמה.

 

רובריקה מס' 4 באיור - ימי הולדת

רשימה שמית של תלמידים שנולדו ביום הנוכחי

 

רובריקה מס'5 - מערכת שעות

מערכת השעות

ניתן לבחור מראה של שבוע/חודש

ניתן לבחור סניף ספציפי

ניתן לעבור בין השבעות/חודשים

 

לחץ על התמונה כדי להגדיל איור!

NEW-DASHBOARD

שיעור וידיאו - הוספת תלמידים למערכת תאזמן

הוספת תלמיד

 

שיעור וידיאו - איך נעשה מעקב נוכחות של התלמידים?

יומן נוכחות

שיעורי וידיאו - איך תלמיד יכול להסיר את עצמו משיעור

איך התלמיד מוחק את עצמו מהמפגש?

שיעורי וידיאו - הגדרות מתקדמות

הגדרות מתקדמות

שיעור וידיאו - תפריט פעילות של תאזמן

סרגל פעילות

שיעורי וידיאו-יצירת כרטיסיה ללקוח

מה זה כרטיסייה ?

שיעורי ודיאו - עריכה של תשלום שבוצה

עריכה של תשלום שבוצה

שיעורי וידיאו - הוספת מקומות לימוד נוספים

מקומות לימוד

שיעורי וידיאו - חישוב שעות לימוד של מורים

חישוב שעות העבודה של אנשי קשר

שיעורי וידיאו - הוספת מערכת שעות לפייסבוק

איך מחברים מערכת שעות לפייסבוק

שיעורי וידיאו - הוספת מורים נוספים

אנשי קשר

שיעורי וידיאו - מה זה מיניסייט?

מה זה מיני-סייט

מה זה TaZman?

 

מערכת TaZman מאפשרת ניהול פשוט ונוח של כל מערך הלקוחות למי שעובד במערכת שעות ידועה: מורים, מדריכים, מאמני ספורט, מארגני מסיבות וכו'. TaZman מאפשר ניהול תלמידים, ניהול חוגים, נותן כלי יעיל ליצירת הקשר עם תלמידים באמצעות דואר וSMSים, מעקב התשלומים, מאפשר ניהול מערכת השעות של העסק ומסנכרן אותה מול דף הFACEBOOK או האתר שלכם. TaZman מאפשר לתלמידים להירשם עצמאית לקורסים וסדנאות, וגם להודיע על כך שמעוניינים בשיעור נסיון השבוע או שיפספסו שיעור, ועוד הרבה דברים חשובים.

 

למה צריך את כל זה? כדי לנצל את האתר שלכם ככלי לעבודה מול לקוחות. וגם כדי שתוכלו לייעל בצורה מדהימה את הקשר עם הלקוחות. וכל זה בסוף כדי לחסוך את הזמן היקר ולהתעסק בעשייה ולא ניהול.

 

בקיצור, תאזמן בא ליעל את עובדה ולחסוך זמן לכל אותם המורים, הסטודיאוים, אנשי מקצוע שרוצים להתעסק במה שהם אוהבים ולא באדמיניסטרציה שלהם ושל רשימות הלקוחות.

 

דרך אגב - יש חבילה חינמית. בלי התחייבויות, בלי "תשאירו את כרטיס האשראי שלכם לשם וידוא פרטים", בלי כל זה. באמת חינמית. כדי שתראו, תתרשמו ותרגישו שזה באמת בשבילכם.

 

הירשמו חינם!

איך אני מתחיל?

בשביל להתחיל להשתמש במערכת, יש לעשות שני דברים, שכל אחד מהם לוקח כמה דקות.

  • אחד - להירשם למערכת (לא מפתיע, נכון?) ההרשמה למערכת לוקחת שניות. אין צורך בשליחת הזמנות, אישורים וטרטורים מייגעים.
  • שתיים - המערכת מנפיקה אוטומטית קוד מיוחד. אותו יש להכניס לאתר שלכם כדי שתוכלו לעדכן אותו מבלי כל פעם ללכת לקוד.

באותו האופן ניתן להכניס לדפי הקורסים באתר שלכם טופס רישום מיוחד שינוהל (אם רוצים, לא חובה בכלל)

וזהו.

מיד אחרי זה אפשר להקים במערכת השעות קורסים, לשייך אליהם משתמשים, לשלוח הודעות, לעקוב אחרי התפוסה בקבוצות, כל זה עם עוד הרבה דברים אחרים בממשק אינטואיטיבי ונוח.

תמיד אפשר להיעזר בהסברים וצילומי מסך בדף איך זה עובד שמסביר ומראה את תהליך ההתקנה.

 

אתם מוזמנים לראות הדוגמאות של איך המערכת משמשת את הלקוחות שלנו, וגם ולקרוא פידבקים של לקוחות שלנו. אל תהססו ליצור איתנו קשר ולהתייעץ איתנו. רוצים לראות ולהרגיש את המערכת? אין כמו להשתמש במערכת חינם. זה לא מוגבל בזמן ולא מצריך שום התחייבויות.

מהן היכולות העיקריות של המערכת?

מטרת התאזמן היא לתת מענה לסטודיאו, מורה או מדריך בקורסים, חוגים, סדנאות ומפגשים לשימוש באתר בצורה יעילה ועבודה יעילה מול תלמידים (לקוחות). בעזרת TaZman תוכלו:

  • להוסיף מערכת שעות נוחה ומעוצבת לאתר שלכם
  • לעדכן את מערכת השעות שבאתר שלכם בפשטות, ללא שום ידע בתכנות
  • לאפשר לתלמידים קיימים להודיע על היעדרות בשיעורים
  • לאפשר למתעניינים חדשים להתעניין בקורסים ואף להירשם עצמאית לשיעורים
  • לראות את כל רשימת התלמידים הקיימים, לשעבר ושהתעניינו - הכל במקום אחד
  • לארגן את התלמידים בקורס לרשימת תפוצה נוחה
  • לשלוח בקלות הודעות לכל הרשומים בחוג
  • והכי חשוב: לפנות זמן ולהתרכז סוף-סוף בעיסוק הראשי שלכם!

את הרשימה המלאה (כמעט, כי כל הזמן מתווספים עוד דברים) ניתן לראות בדף יכולות המערכת

כבר בניתי מערכת שעות באתר שלי. למה לי תאזמן?

כדי לחסוך שלושה דברים: זמן, כסף ועצבים.

למה זמן? כי העדכונים של מערכת השעות, יצירת קשר עם תלמידים, ניהול רשומות, קבלת עדכונים מהלומדים שנעשים בעמצאות ממשק נוח אחד - הרבה יותר מהירים, יעילים ונוחים.

למה כסף? כי זה יותר זול להתקשר עם התלמידים באמצאות הדואר האלקטרוני. כי העדכונים במערכת השעות באמצאות TAMZAN הם חינמיים ומידיים. כי אפשרות להירשם באמצאות האתר מביאה לקוחות חדשים. כי הזמן שאתם חוסכים בעזרת המערכת - שווה המון.

למה עצבים? כי באמצעות TaZman אתם מפסיקים להתעסק בסידורים מעצבנים ומתרכזים במה שאתם באמת אוהבים, בעבודת חייכם.

יש לי כבר אתר, למה אני צריך את TAZMAN?

תאזמן לא בא להחליף את האתר. זאת תוספת שיכולה להתלבש על האתר ומוסיפה לו יכולת של שליטה נוחה וידידותית במערכת שעות של קורסים, שיעורים פרטיים וכו'. אם אתם רוצים שהאתר שלכם יהפוך להיות חלק פעיל ויתחיל לחסוך לכם זמן יקר של התנהלות יומיומית מול לקוחות, TAZMAN הוא בדיוק בשבילכם.

למי השירות מיועד?

תאזמן יכול לשרת את כל העובדים עם קהל לקוחות במערכת שעות גמישה או קבועה. לדוגמא מארגני הקורסים החוגים ההרצאות הסדנאות וכו'. תאזמן מתאים היטב לצרכים של מורים פרטיים, בעלי חוגים פרטיים, סטודיאוים בתחומים שונים, יוזמי הרצאות ואף רופאים בעלי מערכת שעות גמישה. תאזמן נותן פתרונות לבעלי אתרים שרוצים לייעל את הקשר עם מעגל לקוחותיהם , ולאלה המעניינים להפוך את האתר שלהם לכלי חזק שיחסוך זמן ארגון רב, יביא לקוחות חדשים וישפר את רמת השירות ללקוחות.

ובקצרה: לכל נותן שירות שמעריך את הזמן שלו.

למה אתם נותנים את זה חינם?

קודם כל כי אנחנו בטוחים שתאהבו את השירות ועם הזמן תעברו לחבילות שבתשלום כי הן נותנות יותר ומשתלמות. הוגן?

ויש עוד סיבה: אנחנו רואים איך המערכת עוזרת לאנשים טובים להתחיל ולהתקדם. מפנה להם בדיוק את אותה השעה אחת ביום שחסרה בשביל ההתחלה. ונותן להם את סיפוק של להתעסק במה שהם עושים ולא בכל מה שמסביב. וגם נותנת להם אפשרות לתת ללקוחות רמת שירות גבוהה יותר ואושר מהלימודים. ואנחנו אוהבים את זה!

ועוד סיבה: אנחנו, צוות תאזמן - המתכנתים ,המעצבים, אנשי התוכן, המנהלים - לומדים או למדנו במשך החיים ג'ודו, האטה יוגה, ריקודים סלוניים, ציור, קראטה שוטוקאן, צילום, גיפנוזת אריקסון, CI, כדור סל ועוד הרבה דברים מעניינים אחרים. ובכל אחד מהחוגים האלה היינו רוצים לראות אתר עם מערכת שעות נוחה ועם תקשורת מהירה עם המורה! אז אפשר להגיד שאנחנו עושים את זה בשביל עצמינו. ושוב - אנחנו אוהבים את זה! :)

האם אני צריך לדעת לתכנת?

לא! תאזמן עובד בדיוק באותה שיטה כמו GOOGLE ANALYTICS, שהיום מותקן במיליונים של אתרים בעולם. כדי לשים את מערכת השעות של TAZMANבתוך האתר שלכם, פשוט תעתיקו לתוך האתר שורה אחת של קוד שתאזמן תכין עבורכם. וכדי להשתמש במערכת שעות של תאזמן באתר שלכם, לא חייבים להיות מתכנתים בעלי תארים רבים. העדכונים של מערכת השעות נעשים ממשק המורה הנוח והאינטואיטיבי. בכל מקרה תמיד תוכלו ליצור איתנו קשר ולהתייעץ איתנו.

כמה זה עולה?

עלות השירות תלויה בהיקף השימוש. אם אתם עובדים בהיקף קטן, קיימות חבילות שירות קטנות בעלות של מספר שקלים בחודש. לסטודיאו שמנהל מספר קורסים, עם מעגל לקוחות רציני תתאים חבילת שירות גדולה יותר, שמאפשרת לנהל עשרות קורסים ועד 1000 לקוחות! התחלתם בקטן וגדלתם? בכל שלב ניתן להגדיל את החבילה לצרכים החדשים שלכם.

 

וכמובן אם אתם רק מתחילים, אפשר להתחיל עם חבילת קורס חינם, שמאפשרת לנהל קורס אחד, ללא הגבלה בזמן וללא התחייבות. ההרשמה פשוטה מאוד ונותנת אפשרות לראות ולהרגיש את כל היכולות של המערכת.

 

מה שבטוח - הזמן שחוסכים על להתקשר ללקוחות, להסביר, להזכיר, דיבורים, סידורים, להזכר ולהתעצבן - בטוח עולה יותר.

 

לבחירת חבילה

אין לי זמן בכלל, האם זה מתאים לי?

בממוצע לוקח ללקוחות שלנו עד 15 דקות לקבל מערכת עובדת באתר, והעדכונים לוקחים רק כמה דקות. ואם חושבים כמה זמן חוסכים על להתקשר ללקוחות, לברר ולהסביר על כל דבר, לקחת פרטים ולרשות אם המשתתפים על נייר או באקסל. בטוח ניצה מורווחים בזמן, לא?

האם זה מאובטח?

האתר מאובטח באמצעות הצפנת SSL - ההצפנה שנמצאית בשימוש באתרי הבנקים, מערכות סליקת כרטיסי אשראי גדולות וכו'. כמו כן הנתונים מגובים בשרתים פנימיים למקרה של כל בעיה.

בלון הערות

"בלונים" מאפשרים להציג בצורה נגישה ונוחה לעין הערות חשובות שרשמתם לעצמכם לגבי כל דבר במערכת.

כל הערה שתרשמו בדף תלמיד/תשלום , תופיעה  ברשימה הכללית בצורת בלון מעל השם.

אם נעמוד עם העכבר על הבלון, יפתח לנו ריבוע קטן בו נראה את המיסרון.

מה זה מיני-סייט

מערכת TAZMAN נותנת ללקוחותיה את האפשרות להשתמש במיני-אתר.

מיני-סייט יישמש לאותם הצרכים להם היה משמש חיבור של מערכת השעות של תאזמן לאתרכם האישי

קישור למיניסייט נמצא ב-> חשבון שלי -> פרופיל -> שדה "מיני-סייט" מקש "להציג"

האתר יפתח אוטומתים בחלון חדש

מערכת השעות תופיעה בצורה אוטומתית ברגע שתצרו קורסים בTAZMAN

מדיניות שלנו ושימוש במידע

מידע אודות הגולשים, המורים ותלמידי המורים נאסף דרך קבע לצרכים סטטיסטיים ולצרכי הגנה על האתר.

לא ייעשה שימוש במידע זה שיש בו כדי להפר את פרטיות הגולש, אלא אם ביצע הגולש הפרה של תנאי שימוש אלה או פעולה אחרת שיש בה כדי לפגוע באתר, בגולשיו או בשותפיו.

ניתן להתעניין בתקנון כאן!

איך שולחים SMS ללקוחות?

קשר מתמיד עם הלקוחות הוא היסוד של שימור יחסים טובים והצלחת העסק.

 

כלי חשוב ונוח באינטראקציה מול לקוחות הוא SMSים. זאת האפשרות שלכם לעדכן אותם אישית ומידית על דברים חשובים. זאת גם הזדמנות להשתמש בקהל לקוחות קיים ולהציע שירותים מתאימים בזמן מתאים.

 

מתי כדאי להשתמש בSMS?

  • הזכיר בצורה מהירה לתלמידים על שיעור שהועבר
  • "נתקעתי בפקק ואני מאחר לשיעור!"
  • לספר על סדנא חדשה שמתוכננת
  • כמובן לאחל מזל טוב ליום הולדת וחג שמח!

 

כדי לשלוח SMS ללקוחות:

  1. מסמנים קבוצת לקוחות בדף רשימת לקוחות  \ נכנסים לתיקייה של הלקוח
  2. לוחצים על "שלח SMS" בתפריט הפעולות
  3. מזינים טקסט

טיפים חשובים

  1. בדקו בדף חשבון בפרופיל משתמש שלכם שבחשבונכם כמות SMSים מספיקה.
  2. ניתן לרכוש חבילות SMS בגדלים שונים
  3. עלויות הSMS במערכת הן נמוכות בהשוואה לטלפון נייד הודות להסכמים עם חברות הSMSים.

איך מנהלים לקוחות במערכת TaZman?

תלמידים - הלקוחות - הם הנכס העיקרי של כל מורה, מדריך וכל נותן שירות. לכן חשוב שתוכלו לנצל את המידע הנצבר במערכת בצורה יעילה וקלה בכל עת.

 

כל המידע הראשי על הלקוחות מרוכז ברשימה אחת, בה תוכלו לבצע פעולות כלליות כמו ייבוא - ייצוא של הרשימה, הוספה ומחיקה של תלמידים, שליחת SMS ואימייל ללקוחות הנבחרים ועוד. כדי לאתר את לקוחות הנכונים קיים מנוע חיפוש ידידותי ומתקדם. לכל תלמיד נפתחת כרטיסיית לקוח אישית בו יישמר כל מידע אודותיו וגם כל ההיסטוריה של התלמיד (סטטוסים, מתי ובאיזה חוגים השתתף, הסטורית התשלומים וכו').

 

התלמידים משויכים לקורסים (חוגים) שבמערכת. הלקוח שלכם יכול להיות משויך לקורס אחד או יותר. ניתן לשייך תלמיד לקורס באופן חד-פעמי ובאופן קבוע - זה ייתן לכם תמונה מדויקת יותר לגבי התפוסה בכל אחת מהקבוצות אתה אתם עובדים. המערכת תנהל בשבילכם גם את כל הנושא של התשלומים - תזכיר לכם מתי וכמה הלקוח אמור לשלם.

 

ייתכן ותרצו לשמור את נתוני התלמיד שכבר לא פעיל אצלכם - הרי גם אם לא לומד אצלכם היום, הוא כבר מכיר אתכם ויש סיכוי גדול שתוכלו להתאים לו חוג או סדנה או דבר מעניין אחר!

שיוך תלמיד לחוג

ניתן לשייך לקוח לחוג במספר דרכים:

 

1. מתוך תפריט הקורסים:

 

  • נכנסים לרשימת המשתתפים של החוג ע"י לחיצה על אייקון "רשימת המשתתפים" בשורת הקורס הרלוונטי, או באמצעות אותו האייקון מתוך דף נתוני הקורס
  • בוחרים בלקוח הרצוי מתוך הרשימה הקיימת
  • לוחצים "שמור שינויים".

2. מתוך תפריט הלקוחות:

  • נכנסים לפרטי התלמיד הרצוי
  • בוחרים בפאנל הכלים "רשום את הלקוח לקורסים"
  • בוחרים בקורס רצוי
  • שומרים את השינויים

ניהול שדות דינמיים

כרטיסיית התלמיד כוללת שדות סטנדרטים שמתאימים לכל עסק. עם זאת ברור לנו שכל עסק הוא ייחודי. לכן אם ברצונך לשמור את מס' טלפון של אימה של תלמיד, מידת הנעליים של התלמיד, תוכל לעשות זאת ע"י הוספת שדות נוספים.

ניתן לבצעה זאת בתוך תפריט החשבון שלי> לקוחות>  ניהול שדות דינמיים. בכל עת ניתן למחוק שדה שהוספת או לשנות לו שם.

מה זה סטטוס התלמיד?

סטטוס התלמיד מאפשר לעקוב אחרי מצב הקשר שלכם מול התלמיד ברגע זה. הסטטוסים הבסיסיים הם:

-פעיל

-לא פעיל

-מתעניין

-פרש

זה עוד כלי נוח שמאחד לקוחות לקבוצות לפי מחנה משוטף. דבר המאפשר לכם לנהל את עבודתכם מול הלקוחות ביתר יעילות.
באפשרותכם להגדיר מספר סטטוסים לכל לקוח, כך שהפילוח יהיה נוח ומדויק יותר.

למשל אם תרצו לשלוח הזמנה לסדנה שמטרתה לגייס לקוחות חדשים, כך תוכלו לשלוח מייל לאנשים המוגדרים כ"מתעניינים". או תוכלו בקלות לפנות ולהזמין לסדנת המשך את כל האנשים שפרשו מהלימודים ומוגדרים כ"פרש".

הוספת הסטטוסים מתבצע מתוך הכרטיסייה של לקוח או דרך דף ניהול סטטוסים.

השימושים הם רבים - חשוב לזכור שמעגל הלקוחות שלכם הוא נכס שווקי הכי חשוב שלכם!

יומן פעולות של הלקוח

לקוחות רבים נשארים במסגרת הלימודים זמן רב, אפילו שנים רבות. הוא נרשם ועוזב חוגים, משלם, מחליף ימי תרגול, מפסיד ומבטל שיעורים ונמצא בעוד עוד הרבה מצבים אחרים. המידע על הלקוח שמצטבר עם הזמן בידי המורה הוא כלי חשוב שמאפשר למורה לספק שירות מותאם ולכן איכותי יותר.

TAZMAN מנהלת בצורה אוטומטית רישום של כל פעולות שנעשו עם הלקוח: פתיחת דף לקוח, רישום לקורס, עזיבת קורס, יצירת קשר עם הלקוח, תשלום שנעשה ע"י הלקוח וכו'. ניתן להוסיף את הרשומות באופן ידני.

לשימוש: חשבון שלי -> כרטיסיית הלקוח -> יומן פעילות

 

טיפ חשוב: במקרים רבים לקוחות נמצאים במצב "רדום" כאשר הם לא נמצאים במסגרת לימודים קבועה ועם זאת יכולים להשתתף באירועים מסוימים.

לדוגמא סדנאות חד-פעמיות, אירועי חברה של תלמידים וכו'.

הם מכירים אתכם, נמצאים אתכם בקשר ממושך, כבר הסכימו לשלם לכם על שירותים מסוימים, ז.א. מרגישים אמון כלפיכם. לקוחות אלה מהווים בסיס מאוד חשוב להתרחבות של העסק ועלייה בהכנסות ורווחיות של העסק שלכם.

תשמרו קשר עם לקוחות עבר באמצאות מיילים, ברכות יום הולדת וSMSים לחגים, תעדכנו על אירועים שמתאימים לאינטרסים שלהם - והם ישמחו להמשיך ולחזור לאירועים נוספים ואולי יחזרו גם לחוגים חדשים שייפתחו!

מה זה רשימת המתנה?

לאחר שהגבלת את הכמות המרבית של המשתתפים בקורס, כל לקוח נוסף שרוצה להירשם מעבר לכמות זו, נירשם לרשימת המתנה.

 

הרשימה לא קיימת בפועל אך נישלך מייל למורה עם פירטי הלקוח שרצה להירשם.

איך מייבאים לקוחות מ-EXCEL לתאזמן

כדי להעביר רשימה של לקוחות בקליק אחד תאזמן מאפשר יבוא מEXCEL

עוברים לעמוד הלקוחות ומורידים תבנית קובץ נתונים להורדה  

!חשוב!

לא ניתן לשנות את סדר העמודות בקובץ מאחר ומערכת מתרגמת אותם לשדות.

לאחר טבלה מלאה בנתונים, חוזרים לרשימת הלקוחות  לוחצים על מקש "יבוא מEXCEL" ומעלים אותה בחזרה למערכת, בצורה בה מעלים כל קובץ לכל מקום באינטרנט.

איך למחוק לקוח מהמפגש?

אם אתם צריכים למחוק את התלמיד מהמפגש ישנן שתי דרכים:

 

א' אתם נמצאים בחשבון שלכם בתאזמן. בוחרים חוצץ של קורסים.

בתפריט הפעילות משמאל לכל קורס ישנם אייקונים ומתוכם "מפגשים".

בתוך המפגשים, בתאריך הנדרש בוחרים את האופציה של ה"לקוחות".

ליד כל שם יהיה אייקון מוכר של פח אשפה - בלחיצה על האייקון ימחק התלמיד מהמפגש הספציפי.

ב' אתם נמצאים בכרטיס לקוח.

עוברים ל"רשום לחוגים" בו בוחרים את החוג אליו שייך תלמיד. ואז בוחרים ב"מפגשים".

בתוך המפגשים, בתאריך הנדרש בוחרים את האופציה של ה"לקוחות".

ליד כל שם יהיה אייקון מוכר של פח אשפה - בלחיצה על האייקון ימחק התלמיד מהמפגש הספציפי.

 

אם ברצונכם למחוק את הלקוח מתאזמן כלל, קודם כל תצטרכו למחוק אותו מכל הקורסים אשר הוא רשום בהם.

שליחת MAIL לתמידים והוספת תמונות אל גוף המכתב!

קשר מתמיד עם הלקוחות הוא היסוד של שימור יחסים טובים והצלחת העסק.

 

כלי חשוב ונוח באינטראקציה מול לקוחות הוא - שליחת דוא"ל. זאת האפשרות שלכם לעדכן אותם אישית ומידית על דברים חשובים. זאת גם הזדמנות להשתמש בקהל לקוחות קיים ולהציע שירותים מתאימים בזמן מתאים.

איך שולחים מייל:

  • עוברים לעמוד הלקוחות (חלק א' באיור)
  • בוחרים לקוחות נדרשים
  • לוחצים על מקש אפור "שלח דואר"
  • נפתח חלון יצירת דואר "שלח מכתב לתלמידים" (חלק ב' באיור)
  • מחברים טקסט חופשי ולוחצים שלח!
  • המכתב נשלח לכל התלמידים שבחרתם.

איך מחברים תמונה אל גוף המכתב:

  • עוברים לעמוד הלקוחות (חלק א' באיור)
  • בוחרים לקוחות נדרשים
  • לוחצים על מקש אפור "שלח דואר"
  • נפתח חלון יצירת דואר "שלח מכתב לתלמידים" (חלק ב' באיור)
  • בסרגל הפעולות לוחצים על מקש תמונה (מס'1 באיור)
  • נפתחת חלונית, בה נכניס כתובת התמונה (מס' 2 באיור)
  • אם התמונה שברשותכם גדולה מדי, תעברו ל APPEARANCE (מס' 3 באיור)
  • שם תוכלו להקטין תמונה כרצונכם (מס' 5 באיור)
  • כאשר הכל מוכן, לוחצים INSERT ותמונתכם תופיעה בגוף המכתב (מס' 5 באיור)
  • כל מה שנשאר זה לכתוב מכתב וללחוץ שלח בסוף החלון

 

 

לחץ על התמונה להגדלת האיור!

איך נעשה ניהול חוגים במערכת TaZman?

נכנסים ל"קורסים" ולוחצים על מקש "הוספת קורס" מצד שמאל.

בדף שנפתח מזינים את כל הפרטים של הקורס

1-מידע כללי

הזנת פרטים על מקום, מורה המלמד בקורס (איש קשר)

2-הגדרות כלליות

כמות המשתתפים, תיאור פעילות הקורס, הגדרות עיצוב של קורס במערכת שעות

במידה ורוצים הגדרות מיוחדות שמים V ב"הגדרות מתקדמות"

3-זמני הפעילות 

שדה "פעיל מ" מגדיר תקופת הקורס

- אם רוצים ליצור מפגש חד-פעמי, שמים V ב"מפגש חד-פעמי" ומזינים את יום ושעה

- להוספת יום לוחצים "+שעה חדשה", יפתח שדה הכולל יום, שעת התחלה, שעת סיום

4- ייצוא ליומן

OUTLOOK או GOOGLE

מה זה מיקום?

מיקום או סניף מאפשר לנהל מספר רב של מערכות שעות נפרדות ולהציג אותם בנפרד או יחד. למשל:
• הלימודים מתרחשים במספר סניפים, לכל סניף כתובת ושעות פעילות משלו. לדוגמה - סניף חיפה וסניף ת"א.
• מספר חדרים או אולמות שהפעילות מתנהלת בהם בו-זמנית. גם במקרה כזה ניתן להציג את המערכת שעות לכל מקום ומקום. לדוגמה – חדר הרצאות א' וחדר הרצאות ב', או חדר כושר עם ברכת שחייה, ומגרש כדור סל ומגרשי טניס.

מי הם אנשי קשר?

במקרים רבים, בעסק אחד עובדים יחד יותר מאיש אחד, כאשר כל איש אחראי על קורס אחד או יותר משלו. לדוגמא - במקרה ואתם מעסיקים מספר מדריכים שמלמדים יוגה, פילאטיס ופלדנקרייז, כל אחד מקצוע שלו. כדי לאפשר עבודה במקרים כאלה, מאפשרת TaZman יצירה של אנשי קשר נוספים בחשבון.


לאיש קשר יש גישה למערכת עם שם משתמש וסיסמה נפרדת. ביכולתו ליראת רק את החוגים שהוא אחראי עליהם ובהתאם גם רק את הלקוחות שרשומים לקורסים שלו. כמו כן איש קשר יכול לתקשר דרך המערכת עם התלמידים בחוגים שהוא מעביר ולקבל הודעות מהמערכת לגבי התלמידים שרשומים לקורסים עליהם הוא אחראי.

 

ברגע שנפתח חשבון במערכת, בעל החשבון הופך להיות איש קשר ראשי, עם גישה לכל החוגים והתלמידים שבחשבון. היצירה של איש קשר נוסף נעשית בממשק הניהול באופן הבא:

החשבון שלי > אנשי קשר > הוסף אנשי קשר.

מה זה יומן נוכחות?

פשוטו כמשמעו, רשימת המשתתפים בשיעור לצורך סימון נוכחות. אבל זה לא הכל - עבור כל תלמיד נשמרת היסטוריה פרטית בו רשום כל שיעור שהשתתף. עבור כל מפגש מסומנת כמות משתתפים רשומה, כך שמעקב אחרי ההשתתפות נהייה קל ונוח.

יומן נוכחות מסונכרן עם מערכת התשלומים. ללקוחות שרכשו כרטיסייה לכמות מוגדרת של ביקורים, המערכת מורידה פעימה עבור כל ביקור או השתתפות, כך שתמיד קיימת אפשרות לדעת כמה ביקורים נותרו לתלמיד על מנת שתוכלו להודיע לו מבעוד מועד על סיום הכרטיסייה. הדבר מוסיף סדר ושליטה לתשלומי תלמידים ומוריד דאגה מכל נושא הגבייה.

 

איך שולחים מייל או SMS למשתתפים בשיעור?

מערכת TAZMAN מאפשרת שליחה מהירה של הודעת דואר אלקטרוני או SMS ללקוח בודד או קבוצת אנשים לפי בחירתכם. שימוש נפוץ ביותר ביכולת זאת הוא שליחת עדכון מרוכז לתלמידים הרשומים לשיעור מסוים.

תהליך השליחה הינו פשוט מאוד:

  • להיכנס לעמוד רשימת הקורסים
  • לעבור לרשימת המשתתפים של השיעור (באמצעות אייקון רשימת משתתפים או מתוך דף נתוני החוג)
  • לסמן (V) על יד שמות האנשים אליהם אתם רוצים לשלוח SMS או מייל.
  • ללחוץ על כפתור שליחה הרצוי בתחתית הרשימה
  • לערוך את תוכן ההודעה
  • כפתור "שלח" מבצע את השליחה!

חשוב לזכור:

  • שליחת הודעת דוא"ל אפשרית רק לתלמידים עבורם נקלתה כתובת דוא"ל
  • שליחת הודעת SMS אפשרית רק לתלמידים עבורם נקלט מס' טלפון נייד תקין, בתנאי שבחשבון קיים בנק SMSים פעיל.

איך להוסיף מפגש חד פעמי?

לכל קורס יש ימי פעילות קבועים.

המערכת יודעת לחשב אוטומטית תאריכי מפגש עתידיים המתוכננים לכל חודש. אם ברצונכם להוסיף מפגש שלא מתוכנן לפי הלו"ז הסטנדרטי, הדבר מתבצע בדרך  הבא:

  1. נכנסים לרשימת קורסים
  2. לוחצים על סימן של תיאור מפגש
  3. בחלק העליון של הדף ישנו כפתור בצבע כתום "הוסף פגישה". 

לוחצים על הכפתור וממשיכים בהתאם להוראות המערכת.

סרגל פעילות ברשימת הקורסים

ברשימה של כל הקורסים ליד כל קורס תראו סרגל כלים אינטראקטיבי עם אפשרויות הבאות:

  • הוספת משתתפים לקורס
  • ניהול מפגשים
  • ניהול יומן נוכחות
  • טופס רישום
  • השהה של הקורס
  • עריכה של הקורס
  • מחיקה של הקורס

זה יחסוך זמן גלישה במערכת, משום שהבאנו את הכל במרחק הקליק

 

הגדרות מתקדמות

ניתן להגדיר את מאפיינים של הקורסים במערכת השעות.

רק מורה קובע האם תלמידים יוכלו להרשם/ למחוק את עצמם באופן עצמאי או לא, האם תלמידים יראו את שמות המשתתפים במפגש וכדומה.

את ההגדרות לכל הקורסים ניתן להגדיר בעמוד ה"הגדרות" -> "הגדרות קורסים"

חישוב שעות העבודה של אנשי קשר

מערכת תאזמן מאפשרת לחשב שעות חודשיות של כל מורה מלמד.

כל פעם שניצור קורס חדש, המערכת תבקש לבחור במורה אשר מלמד בקורס זה.

כאשר המורה נבחר והקורס נשמר, כל השעות בהם מורה זה יופיעה החודש ירשמו בדף אנשי קשר.

אם מורה ביטל את השיעור, פשוט נמחוק את המפגש בתאריך זה בעמוד המפגשים של הקורס המבוקש.

אם הייתה החלפה - בעמוד מפגשי קורס המבוקש נחליף את המורה ע"י הקשה על שם המורה. תפתח חלונית, בה נבחר את המורה המחליף. 

ניהול שיעורים מוזלים

איך לרשום ניקובים במפגשים הנוספים שהיו במחיר מוזל?

אם יש לכם מפגשים, אותם אתם מעבירים במחיר מוזל כגון: 
אם תלמיד רוצה להישאר לעוד מפגש, חוץ ממפגש הקבוע שלו, ואותו אתם מעבירים בהנחה כספית, 
יש פטרון קל לרישום נוכחות וניקוב.
 
יוצרים קורס "ניקוב על ביקור נוסף מוזל".
את ימי הקורס רושמים למועד שלא יפריע לנו במערכת השעות, לדוגמה ליום שבת בלילה.
מזינים את כמות המפגשים הרצוי בתאריך אחד - אתם יכולים לעשות כמות לא מוגבלת של מפגשים.
את זה תראו ביומן נוכחות, כאשר מנקבים, תהיה לכם אופציה לנקב כמה ביקורים לתאריך אחד.
ומסירים את השיעור ממערכת שעות ע"י סימון בהגדרת הקורס "הסר מלוח שעות" - עכשיו רק אתם רואים את קורס זה!
רושמים את כל התלמידים, שצפויים להשתמש בשיעורים מוזלים לקורס שיצרנו.
לוחצים על סימן $ ליד השם של תלמיד ברשימת תלמידים (או על מילה "תשלום" בפרופיל שלו - סרגל כלים עליון, מקש באמצע) 
ויוצרים לתלמידים כרטיסיה לקורס "ניקוב על ביקור נוסף מוזל" לפי תעריף הרצוי.
ככה, נוצר מצב, שמערכת עוקבת על תשלומים עבורכם, ומה שעליכם לעשות, זה רק לסמן את הביקורים בדיוק והקפדה.

מהן היכולות של מערכת שעות TAZMAN?

מערכת שעות TAZMAN היא כלי אולטימטיבי לכל מורה ומדריך. מערכת שעות מורכבת מדף מערכת שעות ודפי ההרשמה לכל פגישה. ניתן להגדיר מערכת שעות נפרדת לכל סניף (מקום לימוד) בו מתרחשים הלימודים וכמו כן לכל אנשי הקשר (לדוגמא מדריכים) של הסטודיו.

דפי ההרשמה לקורסים מאפשרים קשר מלא עם הלקוח. בדפי ההרשמה יכול הגולש (התלמיד) להירשם לקורס או לרשימת ההמתנה במידה והקבוצה מלאה, לעדכן את המורה על אי ההגעה לשיעור ועל הרצון להפסיק להשתתף בשיעורים.

כמו כן המורה יכול בצורה פשוטה וללא שום ידע בתכנות לשתול את מערכת השעות TAZMAN לתוך האתר הפרטי שלו וגם לדף הFACEBOOK שלו. זה מאפשר לו להרחיב בצורה משמעותית וללא מאמץ את יכולות התקשורת עם התלמידים. מערכת שעות שנשתלה באתר או בפייסבוק תנוהל אוטומטית מתוך המערכת TAZMAN.

לצפייה ופעולות עם מערכת השעות:

חשבון שלי -> מעכרת שעות

איך מחברים מערכת שעות לFACEBOOK?

כדי לחבר את מערכת השעות TAZMAN לדף הפייסבוק שלכם, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון שלכם בפייסבוק.

אחרי שנכנסתם לחשבונכם ב-FACEBOOK, תהליך החיבור הינו פשוט ביותר:



 

  • באתר TAZMAN -> סרגל שחור עליון -> "גלגל שיניים" -> "פרופיל"
  • להדביק בשורת "דף הפייסבוק שלי" את שורת הקישור לדף הפייסבוק
  • ניתן ללחוץ " לבדוק קישור" כדי לוודא ששמתם קישור מתאים
  • לחצו על "הוסף טאב לדף הפייסבוק שלי
  • ולסיום לחצו מקש "שמור" בתחתית העמוד

 

וזהו :) TAZMAN ייצר עבורכם דף פייסבוק עם מערכת שעות וטופס ההרשמה המלא! הפעולה תיקח כמה דקות.

 

ראו סרטון הדרכה

איך בונים מערכת שעות?

מערכת שעות נבנית בצורה אוטומטית ע"י TAZMAN. כאשר מורה מזין קורס או מפגש חד-פעמי למערכת, הוא יכול להדגיר את זמני הפגישות ותקופות זמן מתי הפגישות מתקיימות. המפגשים מתווספים באופן אוטומטי בצורה ברורה ונוחה למערכת שעות, כך שאין צורך להתעסק בתכנות המערכת.

איך התלמיד נירשם לקורס דרך האתר/פייסבוק?

כמובן שקודם כל צריך להרגיל את התלמידים להיכנס למערכת שלכם, איפה שלא תהיה.

במערכת כל קורס בעצם זה לינק (קישורית) פעיל – המוביל לתופס הרשמה, דרכו התלמיד נירשם לקבוצה או שיעור ניסיון. לחיצה על הלינק מפנה את התלמיד לדף שלכם במערכת TAZMAN

 

ישנה  עוד דרך, מורכבת יותר. לכל קורס יש דף הרשמה ייחודי ולכל דף כזה יש כתובת URL  וקוד, את הקוד הזה ניתן להטמין באתר שלכם. במקרה כזה צריך בטופס של הקורס להגדיר את כתובת העמוד שבו שתלתם את טופס ההרשמה. לחיצה על הלינק במערכת השעות מפנה את התלמיד לטופס הרשמה באתר שלכם.

את הקוד ניתן להעתיק כאן: http://tazman.co.il/?page=my_timetable בתחתית הדף יש רשימת הקורסים שלכם וקוד לדפי הרשמה עבור כל קורס.

איך התלמיד מוחק את עצמו מהמפגש?

בפרופיל של התלמיד ניתן ליצור סיסמה הייחודית, אותה המורה ימסור לתלמיד.

-תלמיד יכנס למערכת שעות

-ילחץ על הקורס בו הוא רשום וברצונו למחוק את עצמו

-יבחר תאריך בו לא ישתתף בשיעור

-יפתח טופס הרשמה ומתחתיו משתתפים בקבוצה

-ליד כל שם יראה תלמיד סימן X בצבע אדום. לוחצים עליו ומקבלים, מתחת לרשימה, שדה לאיזון סיסמה אישית.

-מזינים סיסמה ולוחצים שלח

 

תלמיד מחק את עצמו ממפגש ספציפי

איך אני שם את TAZMAN בתוך האתר שלי?

ניתן לשתול את TAZMAN בצורה קלה בכל מקום באתר. המערכת עובדת על אותו העיקרון כמו תוכנת GOOGLE ANALYTICS למשל.

כל מה שנדרש לעשות כדי לשתול את המערכת הוא ללכת לדף מערכת שעות בחשבון, לקחת את שורת הקוד שמופיעה הדף ופשוט להדביק בכל מקום באתר.

שינוים במערכת הנהלת חשבונות

מעכשיו עבודה עם קבלות וחשבוניות הפכה להיות עוד יותר קלה:

  1. כניסה למערכת הנהלת חשבונות
  2. כפטור להוספת מסמכים חדשים
  3. מסנן
  4. תפריט לביצוע פעולות עם מסמכים מסומנים
  5. הצגה של מסמך
  6. הורדת בקובץ PDF

השינוי משמעותי הוא - לשונית חדשה - טיוטות

מה זה אומר בעצם?

כאשר יוצרים קבלה, על כל תשלום בקבלה יש אפשרות להוסיף טיוטה של שחבונית.

מסובך? ממש לא!!

דוגמא:

  • קיבלתם תשלום עבור מנוי - 1000 ש"ח ב-4 שקים
  • אתם מזינים אותם בקבלה
  • בחלק התחתון של קבלה יש 3 אופציות
  • יצירת חשבונית - יוצרת חשבונית מס' קבלה על כל הסכום של קבלה
  • שמור - קבלה נשמרת ומתווספות 3 טיטות של חשבוניות מס' לפי חודש של שק וסכום שלו.
  • מה שנישאר לעשות זה לעבור ללשונית של טיוטות, לסמן את טיוטות של אותו חודש שאתם רוצים להפוך לחשבונית מס' ובתפריט לבחור אופציה לייצר חשבונית מס
  • יצוא לאקסל - יוצר מסמך אקסל עם רשימה של כל המסמכים המסומנים
  • יצוא לדואר - שולח למייל קובץ PDF עם כל המסמכים המסומנים
  • הדפסה - מדפיסה את מסמכים המסומנים
  • הורדה למחשב - מוריד למחשב קובץ PDF עם כל המסמכים המסומנים

כמו שאתם רואים זה ממש לא מסובך!!!

 

 

 

שיעור מתנה לכל לקוח חדש - איך???

צריך לבצע מספר צעדים: 1. נכנסים להגדרות -> מחירונים 2. מגדירים מנוי שישמש כי מנוי במתנה 3. בתחתית הדף בוחרים מנוי שיצרנו כי מנוי אוטומטי ללקוחות נרשמים. מעכשיו כל לקוח שנרשם דרך מיניסייט\אפליקציה אוטומטי יקבל את המנוי\כרטיסיה שהגדרתם.

מערכת תשלומים

גביית התשלומים הינה חלק חשוב מהעבודה מול הלקוחות. לכן השקענו במערכת TaZman מחשבה רבה על מערכת שתאפשר שליטה ומעקב נוחים על כל הקשור לתשלומי הלקוחות. לרשותכם חמישה סוגי התשלום:

  •  כרטיסייה לקורס מסוים
  • כרטיסייה כללית המאפשרת הגעה לכל הקורסים.
  • מנוי לקורס מסוים
  • מנוי כללי המאפשר הגעה לכל הקורסים ללא הגבלה.
  • תשלום כללי - לא קשור לקורסים

המערכת מחוברת ליומן הנוכחות של התלמידים, כך שכאשר מסומנת הגעה של תלמיד לפגישה, מתעדכן מצב התשלומים של התלמיד. המערכת יודעת לחשב בצורה חכמה את הבלנס הנוכחי, היסטורית החובות של הלקוח. כל המידע מתרכז בממשק הסיטורית התשלומים גמיש ונוח.

מה זה מנוי?

המנוי הוא חלק חשוב ממערכת התשלומים ופועל בדומה לכרטיסיה, אבל ללא הגדרת כמות הביקורים. לכל מנוי מוגדר תאריך ההתחלה - מועד ביצוע התשלום.

 

במקרה שיש תשלום פעיל אחר (מנוי קודם או כרטיסייה שטרם הסתיימה) – תאריך ההתחלה של המנוי יהיה תאריך סיום של כרטיסייה קיימת או של המנוי הקודם.

 

לאחר שיסתיים התשלום הפעיל, תפעיל המערכת אוטומטית את המנוי שהבא בתור. כמו כן לכל מנוי יש גם תאריך סיום, אותו ניתן להגדיר בעת ביצוע התשלום.

 

לבחירתכם שני סוגי מנויים:

 

  1. מנוי לקורס מסוים - התשלום שנעשה יאפשר השתתפות בקורס שנבחר. במידה ויגיע התלמיד לשיעורים בחוגים אחרים, המנוי לא יכסה את הביקורים האלה ויירשם לתלמיד חוב בגין השתתפות בשיעורים אלה.
  2. מנוי כללי - המאפשר הגעה לכל הקורסים שקיימים במערכת השעות שלכם במשך תקופה הנבחרת. 

מה זה כרטיסייה ?

בעצם כרטיסיה מאפשרת לגבות מלקוח תשלום עבור כמות מפגשים מוגדרת מראש. בכל פעם שיסומן ביומן נוכחות שהלקוח הגיעה לשיעור, המערכת תחסיר ניקוב מהכרטיסייה של לקוח.

 

לקוח שנוכח בשערים ללא תשלום, הביקורים ירשמו לו כחוב החל מתאריך שהתשלום הקודם הסתיים. בו זמנית  המערכת סופרת את כמות הביקורים, כאשר תרצו לעדכן תשלום במערכת (במקרה שזו תהיה כרטיסיה) המערכת קודם כל תפעיל את הכרטיסייה על חשבון הביקורים שרשומים כחוב.

 

לבחירתכם שני סוגי כרטיסיות:

  1. כרטיסייה לקורס מסוים.
  2. כרטיסייה כללית המאפשרת הגעה לכל הקורסים.

ניתן להגביל את תוקף הכרטיסייה עד לתאריך שתבחרו, כמו כן ניתן להשיר אותה פתוחה ללא הגבלת זמן.

מעקב תשלומים

TAZMAN מאפשר ניהול תשלומי תלמידים יעיל ופשוט. בכל עט ניתן לראות רשימת תלמידים חייבים בדף לקוחות.

 

ברשימה ניתן לראות את שם התלמיד, החוג עבורו אמור להעביר תשלום, עד מתי החוג שלום בתשלום אחרון או עבור חוגים עם כרטיסיות - מה הוא חוב לפי כמות הביקורים של אותו התלמיד. באותו מסך ניתן להזין תשלומים נוספים לתלמידים.

 

ניתן לבחור ולסמן ברשימה לקוחות ולשלוח להם באמצעות SMS או במייל תזכורת להשלים תשלום \ להביא אמצעי תשלום וכו'.  זאת כמובן בתנאי שנתוני מס' טלפון או אימייל של התלמיד רשומים במערכת.

היסטורית תשלומים

TAZMAN שומר את כל התנועות שבוצעו לאורך שימוש במערכת. 

כל המידע הנמצא בעמוד "היסטורית תשלומים" ניתן להדפסה, שליחה לדוא"ל או יצירת מסמך אקסל

המערכת יוצרת "טיפ" הנמצא בטבלה מעל סכום שולם על אמצעי תשלום ומספר תשלומים, כך לא חייבים להיכנס לכרטיס אישי של כל הלקוח ולקוח, אלא מידע זה נגיש כבר ברשימה הכללית

מה זה תזכורת למורה?

תזכורת למורה זה מין שעון מעורר שמיעד להתריע למורה במועד המתוכנן מראש לגבי לקוח ספציפי.

למשל: אחד הלקוחות שלכם הפסיק לימודים בגלל סיבות אישיות, אך הודיעה שישמח לחזור בעוד כחצי שנה. אין שום בעיה:

  1. מכוונים את התזכורת לתאריך רצוי
  2. רושמים את כתובת המייל  אליה אמורה להגיע התזכורת,
  3. את תוכן התזכורת (לדבר עם תלמיד על חזרתו ללימודים)
  4. שמור שינוים – ואפשר להיות רגועים.

המערכת תזכיר לכם בדיוק בזמן המתוכנן.

עריכה של תשלום שבוצה

בכל עת ניתן לשנות את סכום התשלום

כדי לעשות זאת, צריך להכנס להסטוריית תשלומים של התלמיד המבוקש ולבחור אופציה של עריכה ליד התשלום אותו נרצה לשנות

תשלום חלקי

נוספה אופציה שימושית מאוד של סימון "תשלום חלקי" בתשלומי כרטיסיה או מנוי כללי!
כל מה שצריך זה לסמן V בעת יצירת התשלום במקום המיועד (ראה תצלום, איור מס'1)


התשלום החלקי יופיעה בצבע סגול בהסטוריית תשלומים של לקוח (איור מס' 2 ו-3)


ניתן להוסיף/לשנות סכום ברגע שלקוח משלים את התשלום (איור מס'4) ולהסיר את ה V ברגע שתשלום בוצע במלאו (זה יחזיר את שורת הרישום בהיסטוריית תשלומים לצבע רגיל)

 

!לחצו על תמונה להגדלה!